Como escolher o software de qualidade ideal para sua empresa? Saiba quais as principais dicas a serem levadas em consideração quando se trata de contratar esse tipo de serviço.
A seleção para contratar software de qualidade é um dos momentos mais importantes para o futuro da gestão da sua empresa. Melhorar o desempenho organizacional é uma das principais razões para a implementação de um sistema desse tipo. Mas, diante da multiplicidade de soluções existentes no mercado, como escolher aquela que melhor se adequa ao seu negócio?
Quando se trata da escolha de um software de qualidade de gestão capaz de aumentar a competitividade e melhorar a qualidade dos serviços prestados pela sua empresa, esse investimento exige reflexão. Tendo em conta não só o investimento financeiro, mas também de tempo – pois esperamos que seja uma contratação duradoura e eficiente – como se fosse aquele que assume que será seu braço direito nos negócios.
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Como escolher o software de gestão ideal para sua empresa?
Basicamente, é importante que você encare a seleção do seu software de qualidade como um dos momentos mais importantes para o futuro da gestão da sua empresa.
Você não vai querer trocar de software todo ano, nem vai querer ver constantemente sua atividade paralisada, então o primeiro passo é conhecer bem o seu negócio e suas ambições. Só assim estará em condições de selecionar a solução capaz de o ajudar a tornar a sua viagem mais fácil.
Tecnologia x Objetivos da organização
Não há nada de errado em seguir as boas práticas – contratar um software de qualidade usado por concorrentes, pelo contrário, isso pode ser vantajoso, desde que pesquise bem e analise as circunstâncias para saber se é realmente a melhor opção para o seu negócio.
Você tem que realmente entender quais implicações o software terá na forma como sua empresa opera e como ele vai contribuir para mantê-la competitiva, antes de tomar qualquer decisão.
Após uma análise crítica do negócio, ponderando os motivos que o vão levar a adotar uma solução de software de qualidade e gestão, é preciso converter os objetivos de negócio em características e, a partir daí, definir os requisitos funcionais, técnicos e operacionais da solução – que nada mais é do que uma descrição do modelo ideal de funcionalidades e características que o sistema deve ter.
Em outras palavras, você deve desenvolver uma lista abrangente de requisitos e em ordem de prioridades, que servirá de bússola na avaliação das diferentes soluções disponíveis no mercado.
Principais características de um bom software de qualidade
Organizações maiores e mais complexas exigem sistemas mais complexos, mas independentemente do tamanho, em geral, a abordagem mais sensata é considerar soluções viáveis (economicamente falando), suficientemente flexíveis e escaláveis – para responder ao crescimento atual e suportar o crescimento futuro – , alinhado com as estratégias de negócios e de TI da empresa.
Para além dos requisitos de negócio já referidos, que são determinantes para a escolha do software de qualidade, de gestão que vai implementar, existem características inerentes ao próprio software que não podem/não devem ser descuradas. Anote.
1 Adaptação ao negócio
Tendo em conta um software de gestão que gere todas as atividades da empresa, e que cada empresa tem a sua realidade, um dos fatores críticos é a adaptação à forma como funciona.
Quantas vezes você já ouviu falar de empresas que não se adaptaram ao software que implementaram? Você sabe por quê? Justamente porque não é a empresa que tem que se adaptar ao software, muito pelo contrário.
O software de qualidade deve ser capaz de se adaptar às necessidades específicas de cada negócio e isso nos leva a uma segunda característica que você não pode deixar de levar em consideração.
2 Escalabilidade
Hoje você pode precisar apenas de um software de faturamento, mas e amanhã?
Sua empresa vai crescer e, de um momento para o outro, você vai precisar ter a gestão do seu negócio totalmente integrada – desde a contabilidade, passando pelo faturamento, passando pela distribuição, logística e marketing.
Você vai mudar de software de qualidade? Claro que não, até porque não é viável buscar novas alternativas sempre que surgem novas necessidades.
A solução é adquirir um sistema escalável, que acompanhe as necessidades do negócio em cada etapa, aumentando ou diminuindo sua capacidade dependendo do nível de crescimento observado.
3 Custos e tempos de implementação
Você não quer perder tempo coletando informações sobre um determinado provedor de software se as soluções que ele oferece estiverem fora do seu alcance em termos de orçamento.
Por isso, uma das primeiras perguntas que você deve se fazer ao encontrar uma solução que inicialmente lhe interesse é “quanto custa implantar um sistema de qualidade”, avaliando todos os valores, nem sempre explícitos – além dos custos de implementação, há outros que temos que considerar, como treinamento, custos de manutenção e suporte contínuo – o que isso representa.
Por isso também é tão importante definir bem os requisitos no momento da seleção: escolher um software que responda efetivamente às demandas do seu negócio evitará a necessidade de customização excessiva, que geralmente é resultado da escolha do software errado.
Além dos custos, uma possível má escolha inevitavelmente tem reflexos no tempo de implementação – que pode ultrapassar em muito o planejado inicialmente – e no alcance dos objetivos traçados, que podem ser frustrados.
4 Simplicidade de uso
Qualquer desenvolvedor de software deve sempre ter o usuário final em mente, mas não há nada como garantir que as soluções que estão de olho estão de fato em conformidade com as melhores práticas em termos de experiência do usuário. Porque isso influenciará decisivamente na receptividade dos trabalhadores à mudança.
É fundamental que a solução escolhida tenha navegação simples, intuitiva e descomplicada, condições básicas para que cada trabalhador saiba realizar cada tarefa rapidamente, mesmo que nunca tenha entrado no software de qualidade, e se adapte facilmente.
O objetivo é que a transformação não tenha muito impacto no dia a dia, principalmente na fase de implementação, pois está no meio da adversidade/resistência.
Com um aplicativo de fácil utilização, o tempo de aprendizado é curto, com impacto positivo e direto na produtividade individual e, consequentemente, no desempenho geral da organização.
5 Disponível para dispositivos móveis
As vantagens de ter um software de qualidade adaptável a dispositivo móvel são óbvias. Está comprovado que a mobilidade nunca foi tão essencial e que as organizações com estratégias móveis diferenciadas obtêm maiores benefícios.
O software de gestão que escolher, deve ser acessível a partir de qualquer lugar e de qualquer dispositivo – condição chave para o produtividade dos trabalhadores, pela agilidade na tomada de decisões, pelo serviço prestado ao cliente e consequentes níveis de satisfação, e pela inovação e colaboração.
Pense na sua própria empresa: quantas vezes você precisa tomar decisões e acessar informações sobre o negócio depois de fechar o escritório? E quanto tempo você realmente passa em sua mesa, sem reuniões, contatos com clientes ou interações com seus funcionários?
Ter ferramentas que o apoiam na gestão do seu negócio de qualquer lugar permite que você tenha dados para fechar um negócio ou tomar uma decisão urgente a qualquer momento, e essa mentalidade tem que estar presente na hora de escolher um software de qualidade.
6 Garantia de assistência, suporte técnico.
Ter um parceiro certificado e/ou uma ferramenta de suporte online à sua disposição para tirar dúvidas de forma cómoda, simples e rápida, a qualquer momento, é a garantia de que pode receber um feedback o mais rapidamente necessário, o que ajuda a aproveitar todo o potencial do software de qualidade, e que o seu negócio não pare de funcionar.
7 Provedor com evidência dada no mercado
Garante que a solução escolhida seja comercializada por uma empresa financeiramente estável e reconhecida no mercado.
Em regra, empresas com larga experiência partilham histórias de sucesso empresarial que melhoram os seus processos e a produtividade dos seus trabalhadores graças à implementação das suas soluções, e estes exemplos podem apresentar-se como uma excelente ajuda na tomada de decisões.